Ilmoituskanava

ELOMATICIN ILMOITUSKANAVA SEKÄ ILMOITTAMISOHJEET

Johdanto

Elomatic vaalii toiminnassaan avoimuuden ilmapiiriä ja korkeaa etiikkaa. Yritys on sitoutuneet ylläpitämään keskustelevaa organisaatiokulttuuria, jossa jokainen voi kertoa yleisen edun vastaista toimintaa koskevista epäilyistään ilman uhriksi, syrjinnän kohteeksi tai epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä.

Elomaticille on ensiarvoisen tärkeää, että jokainen ilmoittaa havaitsemastaan tai epäilemästään yleisen edun vastaisesta toiminnasta viipymättä.

Näiden ilmoittamisohjeiden tarkoituksena on rohkaista ilmoittamaan mahdollisesta yleisen edun vastaisesta toiminnasta sekä varmistaa, että ilmoitusten käsittelyprosessi hoidetaan asianmukaisesti.

Lainsäädäntöperusta

Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937, ns. Whistleblower-direktiivin kansallista täytäntöönpanoa valmistellaan oikeusministeriössä sekä työ- ja elinkeinoministeriössä. Uuden lainsäädännön tarkoituksena on varmistaa, että henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä EU:n tai kansallisen oikeuden aloilla, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti.

Whistleblower-direktiivin ja kansallisen lainsäädännön tavoitteena on muun ohessa

  • luoda yhdenmukaiset vähimmäisvaatimukset ilmoittajien suojelulle julkiselle ja yksityiselle sektorille koko Euroopan unionin alueella, ja
  • luoda tehokas suoja väärinkäytösten ilmoittajille, jotka työnsä yhteydessä havaitsevat Euroopan unionin tai kansallisten säädösten rikkomisia esimerkiksi julkisissa hankinnoissa, rahoituspalveluissa, elintarvikkeiden turvallisuudessa tai kuluttajansuojassa.

 Direktiivin ja kansallisen lainsäädännön soveltamisalaan kuuluvat myös

  • petokset, korruptio ja muu sellainen laiton toiminta, joka liittyy unionin menojen toteuttamiseen tai unionin tulojen ja varojen keräämiseen,
  • rikkomiset, jotka liittyvät EU:n sisämarkkinoihin, mm. unionin kilpailu- ja valtiontukisääntöjen rikkomiset,
  • rikkomiset, jotka liittyvät sisämarkkinoihin siltä osin kuin on kyse teoista, joilla rikotaan yhteisöverosääntöjä, tai järjestelyistä, joiden tarkoituksena on saada sovellettavan yhteisöverolainsäädännön tavoitteen tai tarkoituksen vastaista veroetua, ja
  • rikkomiset, joista seuraa yleiseen etuun kohdistuva uhka tai joista kohdistuu yleiseen etuun vakava haitta, jos siitä seuraa huomattavia riskejä yhteiskunnan hyvinvoinnille.

 Direktiivi edellyttää, ilmoitus väärinkäytöksestä tulee voida tehdä turvallisesti ja siten, että ilmoittajan henkilöllisyys on suojattu. Lisäksi vastatoimet ilmoittajaa kohtaan ilmoituksen tekemisen johdosta on kielletty. Vastatoimien kiellon rikkomisesta tai ilmoittamisen estämisestä voi seurata vahingonkorvausvastuu sekä velvollisuus maksaa hyvitystä ilmoittajalle.

Hallituksen esitys laiksi Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta ja siihen liittyviksi laeiksi on tarkoitus antaa eduskunnalle helmikuussa 2022. Lisätietoja esityksen etenemisestä saa osoitteessa: Whistleblower-direktiivin kansallinen täytäntöönpano (eduskunta.fi)

Milloin ilmoitus tehdään?

Ilmoittamista varten Elomatic on hankkinut Keskuskauppakamarin tuottaman ilmoituskanavapalvelun.

Ilmoituskanava antaa kaikille mahdollisuuden ilmoittaa Elomaticin yleisen edun vastaiseen toimintaan liittyvistä epäilyistä.

Ilmoituskanavassa ilmoituksen voi tehdä omalla nimellä tai nimettömänä. Ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu salasanalla. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

Jos havaitset tai epäilet yleisen edun vastaista toimintaa, ilmoita asiasta välittömästi ilmoituskanavassa.

Miten ilmoitus tehdään?

Ilmoitus tehdään epäilyn kohteena olevan yrityksen ilmoituskanavassa seuraavissa osoitteissa:

Keskuskauppakamari puolueettomana palveluntarjoajana hoitaa ilmoituskanavaa ilmoittajien anonymiteetin varmistamiseksi. Elomatic tai Keskuskauppakamari ei pysty tunnistamaan ilmoituksen lähdettä, ellei ilmoittaja halua kertoa yhteystietojaan. Ilmoituskanavaan ei tallenneta ilmoituksiin liittyvää metatietoa eikä se pysty tunnistamaan ilmoittajan IP-osoitetta. Ilmoituskanavapalvelun avulla nimetön ilmoittaja ja ilmoituksen käsittelijät voivat käydä kirjeenvaihtoa anonymiteettiä vaarantamatta.

Mikään ei estä ilmoittajaa antamasta ilmoituskanavaan yhteystietojaan.

Asiakaspalautteet

Tavanomaiset asiakaspalautteet eivät kuulu ilmoituskanavaan. Ne annetaan yritysten www-sivuston asiakaspalautekanavien kautta:

Ilmoitusten käsittelyprosessi

Käsittelijät

Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti Elomaticin vakioidun käsittelymenettelyn mukaisesti tehtävään nimettyjen henkilöiden toimesta.

Kenellekään, joka hyvässä uskossa kertoo epäilyistään ja/tai osallistuu mahdollisen yleisen edun vastaisen toiminnan selvittämiseen, ei aiheudu ilmoituksesta kielteisiä seurauksia. Ilmoituskanavan väärinkäyttö eli väärän tiedon tahallinen ilmoittaminen voi sen sijaan johtaa jatkotoimenpiteisiin.

Ilmoituksen käsittelyn käynnistää yrityksen lakiasiainhoitaja yhdessä yritysturvallisuusasioista vastaavan henkilön kanssa. He päättävät ilmoituksen jatkokäsittelyjärjestyksestä ja määrittävät käsittelyyn osallistuvat henkilöt. Ilmoitus menee aina tiedoksi yrityksen hallituksen puheenjohtajalle ja toimitusjohtajalle.

Ilmoituksen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi sen käsittelyyn osallistuu yrityksen johto apunaan tarvittavat asiantuntijat. Vain nimetyillä käsittelijöillä on pääsy ilmoituskanavan ilmoituksiin. Jokaista käsittelijää sitoo salassapitovelvoite. Tällä taataan käsittelyn luottamuksellisuus.

Ilmoituksen käsittelemättä jättäminen

Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoitusta ei kuitenkaan käsitellä, jos on ilmeistä, että

  • ilmoitus ei kuulu näiden ohjeiden mukaisesti ilmoitettaviin asioihin.
  • ilmoitus on tehty vahingoittamistarkoituksessa.
  • ilmoitus ei sisällä riittävästi tietoa, jotta asian selvittäminen olisi mahdollista.
  • ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.

Myöskään tunkeilevia, luonteeltaan henkilökohtaisia tietoja, kuten terveyttä, poliittisia, seksuaalisia tai uskonnollisia käsityksiä sisältävät ilmoitukset eivät kuulu ilmoituskanavaan eikä niitä käsitellä.

Ilmoituksen selvittäminen

Kaikista epäiltyä yleisen edun vastaista toimintaa koskevista ilmoituksista tehdään selvitys seuraavien periaatteiden mukaisesti:

  • Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
  • Henkilö, jota ilmoitus koskee tai jolla on yhteyksiä siihen, ei lähtökohtaisesti osallistu ilmoituksen käsittelemiseen. Ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä voidaan kuitenkin tarvittaessa kuulla asian selvittämiseksi.
  • Tarvittaessa käsittelijät esittävät ilmoittajalle asian selvittämiseksi jatkokysymyksiä ilmoituskanavan kautta nimettömästi.
  • Ilmoituksen käsittelijä tai käsittelyprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan ilmoittajaa.

Käsittelijät määrittelevät ilmoituksen asianmukaisen selvitystavan ja selvitykseen osallistuvat henkilöt ilmoituksen sisällön perusteella.

Ilmoitukseen vastaaminen

Yrityksen vastauksen antaa lakiasiainhoitaja ilmoituskanavan kautta tai suoraan ilmoittajalle, mikäli ilmoittaja on ilmoittanut yhteystietonsa. Ilmoituksista ja annetuista vastauksista raportoidaan kootusti yrityksen johtoa.

Nimellä tehty ilmoitus

Mikäli ilmoitus on tehty nimellä, nimi ei tule muiden kuin ilmoituksen käsittelijöiden tietoon.

Rikosta koskevassa ilmoituksessa ilmoituksen tekijälle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voi tulla ilmi viranomaisen suorittaman esitutkinnan tai oikeudenkäynnin yhteydessä.

Ilmoituksessa yksilöidyn henkilön suoja

Ilmoitusta koskevien henkilöiden tietoihin sovelletaan tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Henkilötietojen luottamuksellisuus turvataan myös ilmoituksen häiriöttömän selvittämisen turvaamiseksi.

Ilmoitusta koskevilla henkilöillä on oikeus tutustua ilmoituskanavan itseään koskeviin tietoihin ja vaatia toimenpiteitä, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.

Tietojen poistaminen

Kaikki ilmoitusten henkilöön liittyvät tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita asian selvittämisessä, ilmoitukseen vastaamisessa tai mahdollisissa jatkotoimissa.